قسم الرقابة والتدقيق الداخلي

 

     اتسع نطاق ومسؤوليات قسم الرقابة والتدقيق الداخلي على مستوى المهام والواجبات  فلم يعد مقصورا على انجاز ما يتعلق بعمليات التدقيق للجوانب المالية والمحاسبية بل أصبح يتسم بطابع استشاري لمساعدة المنظمة في تحقيق أهدافها وتقييم وتحسين فاعلية عملية الرقابة وتقييم وتحسين عمليات التحكم المؤسسي وتقديم خدمات تأكيديه للإدارة والمنظمة , وذلك من خلال تقديم الخدمات الاستشارية , والتدقيق هو نشاط موضوعي بحيث يكون بعيدا عن التحيز ,ونشاط مستقل باستقلالية نشاط التدقيق في الأمور الإدارية أو مالي بشكل يضمن جوده التدقيق وسلامه نتائجه.

  ويعد قسم الرقابة والتدقيق الداخلي أحد الأقسام المهمة في رئاسة الجامعة التقنية الوسطى والمرتبط أدارياً بالسيد رئيس الجامعة المحترم , ويقوم بمهام مدير القسم من حملة الشهادات العليا في أختصاص المحاسبة وله خبرة عملية في مجال عمله

 

رؤيا القسم :

هي التميز في الأداء وتقديم الاستشارات والدعم لجميع أقسام وتشكيلات الجامعة لغرض التطوير والتحسين المستمر وتقويم الأداء للتحقق من الكفاءة والأقتصادية والفاعلية في أستخدام الموارد المتاحة .

 

 

رسالة القسم :

يسعى القسم الى ضمان جودة التدقيق في جميع الممارسات التدقيقية والرقابية في الجامعة وتشكيلاتها وذلك من خلال الاستفادة القصوى من أمكانيات الجامعة ومواردها وبمشاركة جميع العاملين في شعب الرقابة والتدقيق الداخلي لغرض الحفاظ على المال العام .

 

 

أهداف القسم

1.   لتحقق من الالتزام بالقوانين والأنظمة والتعليمات والإجراءات المتبعة .

2.   التأكد من الألتزام بالخطط الموضوعة والأهداف المرسومة للجامعة .

3.   التأكد من صحة التصرفات والمعاملات المالية في الجامعة وتشكيلاتها .

4.   التأكد من صحة وكفاءة الإجراءات الإدارية من خلال تقويم الأداء .

5.   التحقق والتأكد من الاستخدام الأمثل للموارد البشرية .

6.   تزويد الإدارة العليا بالتقارير الدورية بناءً على الزيارات التدقيقية لغرض التقييم والمساءلة

 

هيكلية قسم الرقابة والتدقيق الداخلي في الجامعة التقنية الوسطى :

 

يتكون القسم من الاقسام التالية:

 

أولا: مدير القسم:

 

     المهام والواجبات لمدير قسم الرقابة والتدقيق الداخلي:

 

1.   الإشراف على منتسبي القسم وتوزيع المهام حسب الشعب ومتابعة نشاط العاملين .

2.   الاطلاع على البريد وأحالته على الشعب المتخصصة.

3.   الإجابة على استفسارات الكليات والمعاهد .

4.   الإشراف على تدقيق القيود والمستندات الحسابية والقوائم والاعتمادات وكافة المعاملات التي يترتب عليها التزامات مالية .

5.   يدرس التقارير المرفوعة من قبل المدققين أو الهيئات التدقيقية بنتائج التدقيق ويبدي الرأي بالتجاوزات والانحرافات ويقترح الحلول اللازمة لمعالجتها .

6.   تقديم المطالعات والمعالجات والبدائل للإدارة العليا بشأن الانحرافات الناجمة في الأعمال المنجزة.

7.    المشاركة في عضوية ورئاسة اللجان المختلفة الخاصة بطبيعة العمل .

8.    متابعة انجاز الحسابات الختامية الخاصة بـ ( حسابات الموازنة - حسابات صندوق التعليم العالي - الدراسات المسائية - حسابات ديوان الجامعة - المكاتب العلمية الاستشارية - حسابات صندوق دعم الاقسام الداخلية).

9.    يشرف على تنفيذ متطلبات التدقيق الجهات الخارجية .

10.         المساهمة في إدامة نظام المعلومات الخاصة بالعمل .

 

ثانياً : شعبة التدقيق المالي

 

        المهام والواجبات

 

1-    الرقابة  والتدقيق على وصولات القبض ومستندات الصرف والقيد والتأكد من أن الصرف قد تم وفقآ للتخصيص المعتمد في الموازنة .

2-    التأكد من صحة ترحيل المعاملات من والى السجلات المحاسبية .

3-    الرقابة والتدقيق على  قوائم الرواتب والأجور والمخصصات والمصروفات الأخرى ومطابقتها لكافة التعليمات والقرارات المالية والمحاسبية .

4-    الرقابة على السلف وأعمال اللجان المؤقتة والمستديمة وسلف الأقسام الداخلية .

5-    المشاركة في عضوية اللجان المختلفة .

6-    المساهمة في أعمال الرقابة الداخلية وممارسة الصلاحيات .

7-    المشاركة في أعمال جرد الموجودات عن طريق مطابقة الموجودات في قوائم الجرد مع أرصدتها الدفترية (الفعلية)

8-    أنجاز الأعمال المكلف بها من قبل الرئيس القسم والتي تخص طبيعة العمل الرقابي

9-    القيام بعمليات الجرد المفاجئ للصناديق الجامعة .

10-   الإجابة على الاستفسارات الواردة من تشكيلات الجامعة عن طريق الكتب الرسمية

11- القيام بالزيارات الرقابية على تشكيلات الجامعة ورفع تقارير بها إلى مدير القسم .

 

ثالثاً : شعبة التدقيق الإداري

 

المهام والواجبات

 

1.   التأكد من تحقيق الجامعة للأهداف والسياسات العامة.

2.   تدقيق المعاملات والاتفاقيات والقرارات و الأنشطة الإدارية والتأكد من انسجامها مع التشريعات النافذة.

3.   تدقيق توصيات اللجان الداخلية ، وأي قرارات تتعلق بالأهداف والسياسات العامة للجامعة ذات الأثر الإداري.

4.   يتحقق من حسن إدارة الموارد البشرية والموارد والأصول والموجودات العامة بكفاءة وفاعلية.

5.   يتحقق من توفر الإجراءات اللازمة لضمان سلامة الموارد والموجودات العامة والوثائق المعززة لها والتحقق من أوجه استخدامها قد تم وفق الأهداف المرسومة.

6.   يدقق وبشكل دوري على الخطط السنوية للتشكيلات داخل الجامعة والتأكد من تحقيق تلك التشكيلات للأهداف المرسومة بكفاءة وفاعلية.

7.   يدقق على مدى إلتزام كافة كوادر الجامعة بالمهام والواجبات المحددة بالوصف الوظيفي لكل منهم بما يحقق رقابة الأداء المؤسسي.

8.   يقيّم الأداء في كافة مجالات العمل على أساس مقارنة ما تم تحقيقه فعلياً بما هو وارد في الخطة السنوية لكل مستوى تنظيمي .

9.   يتحقق من إتخاذ كافة التدابير اللازمة لصحة وأصولية السجلات والمستندات والوثائق والبيانات ذات الأثر الإداري.

10. يراقب على أعمال لجان التدقيق والتحقيق والتظلم بما يضمن سلامة القرارات                                     الإدارية وانسجامها مع التشريعات النافذة والأدلة والإجراءات المعتمدة.

11.   يفحص ويتحقق من مطابقة البيانات الواردة في تقارير الوحدات الادارية مع                  الواقع من خلال الجولات الميدانية والتفتيش المفاجئ .

12. يتحقق من تنفيذ جميع الخطط والبرامج المقرة ويرفع التقارير الدورية إلى رئيسه المباشر.

13.  يتحقق من سلامة أساليب الأداء وإجراءات العمل والتوصية بإلغاء أو تعديل كل ما يعيق الأداء الفعال أو الرقابة الفعالة.

14.  يُعد مسودة التقرير الشهري وكلما دعت الحاجة عن أعمال الرقابة الداخلية/الادارية والانجازات والملاحظات .

15.  يشارك في أعداد دليل إجراءات التدقيق الداخلي .

16. يتحقق قيام الوحدات الإدارية المختلفة في الدائرة بالإجراءات التصحيحية الواردة في تقارير التدقيق.

17.  يقوم بأي مهام أخرى يكلف بها وتقع ضمن نطاق عمل الوحدة وضمن مهامه ومسؤولياته الوظيفية.

 

 

رابعاً : شعبة متابعة التقارير

 

المهام والواجبات

 

1-استلام التقارير والملاحظات الواردة من الجهات الرقابية الخارجية (الوزارة / ديوان الرقابة المالية الإتحادي / مكتب المفتش العام ) عن طريق القسم وارسالها الى المعهد او الكلية المعني.

2-متابعة أجابة المعهد او الكلية على التقارير .

3-ملاحظة مدى أستيفاء الاجابات على جميع الفقرات والملاحظات الواردة في التقارير .

4-ارسال الاجابات الى الجهات المعنية .

5-المساهمة في اعمال التدقيق على حسابات الموازنة وحسب جدول المهام المعد من قبل القسم .

6-المشاركة في الزيارات الرقابية على المعاهد والكليات التابعة الى الجامعة من خلال فرق العمل المشكلة في القسم .

7-الاجابة على الاستفسارات الواردة من تشكيلات الجامعة .

8-انجاز الاعمال المكلف بها من قبل رئيس القسم والتي تخص العمل الرقابي .